Es gibt immer etwas zu tun. Die Organisation eines Areawettbewerbs erfordert viel Planung, Mühe und Ressourcen. Obwohl es eine Herausforderung sein kann, genügend Freiwillige für die Veranstaltung zu finden, ist die Wahrheit, dass es immer genug Arbeit gibt und man nicht jedes Detail der Arbeit kennt, die erledigt werden muss. Auch wenn es so aussieht, als ob ein paar Freiwillige ausreichend wären, um die Aufgaben zu bewältigen, ist die Realität, dass man nie genug Freiwillige haben wird. Wir dachten, es wäre ausreichend, wenn wir als Areadirektoren zusammen mit den Wettbewerbsleitern uns eine Stunde vor der Veranstaltung treffen und den Raum vorbereiten. Tja, falsch gedacht. 😀 Die Wahrheit ist, dass es unabhängig von der Anzahl der Freiwilligen immer mehr Arbeit zu tun geben wird. Aufgaben werden sich ansammeln und neue werden auftauchen, je näher die Veranstaltung rückt. Selbst wenn es gelingt, viele Freiwillige zu gewinnen, wird es immer noch einen Mangel an Menschen geben, die alle Rollen besetzen können, die erforderlich sind, um die Veranstaltung erfolgreich zu gestalten. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderung liegt darin, vorbereitet und organisiert zu sein. Stellt sicher, dass Ihr einen guten Überblick über die zu erledigenden Aufgaben habt und Verantwortlichkeiten an verschiedene Teammitglieder übertragt. Dadurch könnt Ihr Aufgaben priorisieren und sicherstellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Was bedeutete das für uns? Zum Glück hatten wir einige Freiwillige, die mit uns ankamen, weil wir

• Den Vorbereitungsraum vorbereiten mussten
• Die Nebenräume vorbereiten mussten
• Die Position der Kamera und der Bühne für die Teilnehmer vorbereiten mussten
• Erfrischungen vorbereiten mussten
• Die Agenda verteilen mussten
• Den Raum und den Ort mit Toastmasters-Bannern ausstatten mussten

Neben der Organisation ist es auch wichtig, flexibel zu sein. Seid bereit, Eure Pläne bei Bedarf anzupassen und bereit, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, wenn nötig. Denkt daran, dass der Erfolg der Veranstaltung von Ihrer Fähigkeit abhängt, sich an neue Situationen anzupassen und Herausforderungen zu meistern. Obwohl es eine Herausforderung sein kann, genügend Freiwillige zu finden, wird es immer genug Arbeit zu tun geben. Nehmt die Herausforderung an und konzentriert Euch darauf, vorbereitet und organisiert zu sein, und Ihr werden alles bewältigen können, was auf Euch zukommt. Mit der richtigen Einstellung und Herangehensweise könnt Ihr jede Veranstaltung erfolgreich machen und ein unvergessliches Erlebnis für alle Beteiligten schaffen. Jochen und ich haben immer unseren Freiwilligen zugelächelt. Weinen und frustriert sein war für sie nicht sichtbar. 😀